Google Workspace・Microsoft 365の運用を引き継ぐ：管理者・退職者・共有の確認リスト

「管理画面に入れる人がいない」「退職する人のファイルを残したい」「どこと共有しているか分からない」。Google WorkspaceやMicrosoft 365の運用を引き継ぐ場面では、まず誰が管理し、誰が変更を決めるかを確認します。この記事の確認リストは、どちらか一方の製品だけを使っている場合にも使えます。

確認するのは、組織（Microsoft 365ではテナント）、管理権限を持つ人、契約と販売店、請求と更新の時期、変更を承認する人と業務の責任者です。次のような台帳にまとめます。

台帳には、パスワードや回復コードなどの認証情報を書きません。管理者の交代も、前任者のパスワードを共有して済ませず、後任者自身のアカウントに必要な管理権限を付け、多要素認証などの認証方法と、後任者が行う操作を確認します。前任者だけが持つ権限が残っていると、その人の退職後に設定や契約を変更できなくなります。

退職対応では、アクセスの停止、データの保持と移管、共有と権限の見直し、削除とライセンス・契約の処理を、それぞれ別の判断として扱います。次の表は、どちらの製品でも共通する判断の順序です。製品ごとの操作手順ではありません。実際の順序は、保持の方法や製品の条件によって前後したり分岐したりします。

データの引継ぎが終わるまで、アクセスの停止を遅らせる必要はありません。停止の日時は退職日や業務の状況から先に決め、データは別に扱います。不正利用の疑いなどで急いで止める必要がある場合は、社内の事故対応と承認の手順に沿って先に停止し、データの削除は後で判断します。

サインインを止めても、開いているセッション、端末、外部の連携先からのアクセスが同時に止まるとは限りません。Microsoft 365の手順でも、すべてのセッションからのサインアウトやサインインのブロックが反映されるまでに時間がかかる場合があると説明されています（Microsoft：サインインを禁止してアクセスをブロックする）。停止した後に、どの範囲のアクセスが止まったかを確認します。

保持の目的、対象、期間、保留（ホールド）の有無は、法務や総務などの所管部門に確認します。データが保持されていること、後任が業務で利用できること、必要なときに復元できることは、それぞれ別に確認します。削除とライセンスの処理は、選んだ保持の方法について、公式の手順と適用される条件に従います。

Google Workspaceでは、ユーザーの停止、アーカイブ、削除によって、データとライセンスの扱いが異なります。

• 停止：Googleのサービスへのアクセスは止まりますが、データは削除されません。停止中のアカウントも課金の対象と説明されています（Google：ユーザーを一時的に停止する）。
• アーカイブ：アーカイブ ユーザー（AU）のライセンスを使うと、本人のアクセスを止めたままデータを保持できます。利用できるかどうかはエディションや契約によって異なり、後任が業務でデータを使う方法も別に確認します（Google：元従業員のアカウントをアーカイブする）。
• 削除：ファイルなどを移管せずにユーザーを削除すると、そのデータは削除されます（Google：退職者のデータを保持する方法）。Google Vaultを利用していても、ユーザーを削除するとそのアカウントのデータは削除され、Vaultはバックアップのためのツールではないと説明されています（Google：Vault に関するよくある質問）。Vaultを、バックアップや通常の業務の引継ぎの代わりにはしません。

メールとドライブのファイルは、保存や移行の方法が別です。ドライブのファイルを移管しても、メールが移るわけではありません。メールを残す場合は、アーカイブ、データの移行、Vaultでの書き出しなど、選んだ方法の条件を確認します。

ドライブでは、退職者の個人の領域（マイドライブ）にあるファイル、組織の共有ドライブにあるファイル、組織外の人が所有するファイルを分けて確認します。管理者による所有権の移管は組織内のユーザーの間で行うもので、組織外のユーザーが所有するファイルは対象になりません。移管先や元のユーザーの状態、記録保持（ホールド）などの条件も、公式の手順で確認します（Google：管理者としてドライブのファイルを新しいオーナーに移管する）。エディションごとの操作手順や料金は、この記事では扱いません。

Microsoft 365では、サインインの停止、メールの保持と業務での利用、OneDriveとSharePointのファイルの扱いを、別の項目として確認します（Microsoft：元従業員を削除する - 概要）。

• サインインの停止：パスワードのリセット、すべてのセッションからのサインアウト、サインインのブロックがあり、反映までの時間はそれぞれ異なります（Microsoft：サインインを禁止してアクセスをブロックする）。メールやファイルの扱いとは別に判断します。
• メール：退職者のメールボックスを共有メールボックスに変換して、後任が使う方法があります。変換する前にライセンスが割り当てられている必要があること、容量や保持（ホールド）の条件によっては変換後もライセンスが必要になること、共有メールボックスの変換元のユーザーアカウントを削除しないことなどの条件があります。パスワードをリセットしないと、元のユーザー名とパスワードで引き続き使える点にも注意します（Microsoft：共有メールボックスに変換する）。
• OneDrive：ユーザーを削除した後のOneDriveには、管理者が設定できる保持期間があります。アイテム保持ポリシーや保留（ホールド）は標準の削除処理に影響しますが、保持されていることと、後任が業務で利用できることは別です（Microsoft：OneDrive の保持と削除）。ユーザーを削除した場合も、OneDriveはライセンスのない状態として扱われます。保持期間中であっても、ライセンスのない状態の条件によって読み取り専用化やアーカイブの対象となり、保管や再利用に課金が必要になる場合があります。課金されない状態が続くと、アイテム保持ポリシーや保留があっても削除の対象になる場合があります（Microsoft：ライセンスのない OneDrive アカウント）。ライセンスを外す場合もユーザーを削除する場合も、保持と移管先、利用方法、課金の条件を併せて確認します。
• ライセンスと契約：ユーザーからライセンスの割り当てを外すことと、契約しているライセンスの数を減らすことは別の操作です。保留がある場合にライセンスを外す前に行う対応も、公式の手順で確認します（Microsoft：元従業員のライセンスを削除する）。

Microsoftの概要ページには保持の日数も示されていますが、実際に使える期間は、契約、テナントの設定、保持ポリシーや保留、選んだ方法によって変わります。日数を一律に決めず、自社の設定を確認して台帳に記録します。

OneDriveは退職者の個人の領域、SharePointのサイト（Teamsのチームに関連付いたサイトを含む）はチームの領域です。個人の領域から移管・保存したことと、後任が必要なファイルにアクセスできることは、分けて確認します。

ファイルの引継ぎでは、次の項目を分けて記録します。

• 保存場所：個人の領域か、チームや組織の領域か。
• 所有・管理する主体：ファイルを所有する人やサイト・共有ドライブを管理する人。
• 業務の責任者：ファイルを業務でどう使うかを判断する人。
• 共有している相手：個別のリンク、グループ、ゲストなど。
• 共有の目的と期限：何のために、いつまで共有するか。

所有者を変えても、共有の範囲が変わるとは限りません。Google Workspaceでは、ファイルを移管してもアクセスできるユーザーの範囲は変わらないと説明されています（Google：ドライブのファイルの移管）。外部共有の設定は、Google Workspaceでは組織部門やグループの単位で（Google：組織の外部共有を管理する）、Microsoft 365では組織とサイトの単位で管理します（Microsoft：SharePoint と OneDrive の共有設定）。

外部への共有をまとめて止めると、取引先との業務に必要な共有まで止まる場合があります。共有先ごとに、業務の責任者が相手・目的・期限を確認し、必要な共有は残し、不要なものだけ変更を承認します。ファイルをコピーしたり保存先を変えたりする場合も、リンク、権限、業務で使っている連携への影響を確認します。実際に変更できるかどうかは、製品、方法、環境の条件によります。

NAS・ファイルサーバー自体の買い替えやクラウド移行を検討する場合は、NAS・ファイルサーバーの見直しで、保存先の比較と移行前の確認項目を整理しています。

台帳に、確認したことと、まだ確認できていないことを分けて書くと、次に誰が何をするかが決まります。次の表は、記入の仕方を示すために作成した例です。

設定があること、設定が適用されていること、実際に使えることは、別々に確認します。未確認の項目を「問題なし」「完了」「費用0円」としては扱いません。受入の条件も、対象を決めて設定します。たとえば、引継ぎ先の担当者が代表的な資料を開いて業務で使えることを確認します。これは、すべてのファイルを一件ずつ確認したという意味ではありません。

管理者と契約の担当が分かり、保持や共有の方針が社内で決まっている場合は、自社や既存の販売店・ベンダーで整理できます。一方、管理権限や契約の担当が分からない、保持の要件と製品の条件が合っているか判断できない、変更の承認者が決まっていない、といった場合は、外部の担当者と整理すると判断を進めやすくなります。

Malakeでは、外部IT責任者・IT顧問の支援として、管理・契約台帳、退職対応の順序表、所有者・共有の確認表、改善案の整理を、契約の範囲に応じて行います。初回相談（無料）では、課題と支援の範囲を確認します。有料の支援は、対象、資料、成果物、設定変更などの実作業の有無を合意して、個別にお見積もりします。包括的な診断や継続的な契約を前提にはしていません。

全社のSaaSアカウントをSSOやSCIMで管理する設計はSaaSアカウント管理の実務（シャドーITの可視化とSSO・SCIM）、情シス担当者本人が退職するときの全体の引継ぎは情シス担当者が退職するときの確認リストで扱っています。社内のIT運営を誰が担うかから整理する場合は、外部IT責任者と90日ロードマップを参照してください。

引継ぎの前後に確認する項目をまとめました。チェックの数で、安全かどうかを判定するものではありません。