企業のAI利用ルールブック：情報区分・承認・例外対応の作り方

社内でAIを使う人が増えると、ルールが決まる前に、次のような問題が起きやすくなります。

• 機密情報の誤入力：未公開の財務情報や顧客データを無料版のチャットAIに入力してしまう
• 誤情報の社外送付：AIが生成した事実確認不足の情報を、そのまま提案資料に転記する
• 著作権の確認不足：生成した画像や文章を、権利の確認をしないまま社外向けに公開する
• 承認されていないツールの利用（シャドーAI）：情報システム部門の承認を得ずに、担当者がそれぞれ無料のツールを使い始める
• ログ・監査の不在：誰がどのAIツールで何を処理したかを把握できず、監査やインシデントの追跡が難しくなる

一方で、禁止を強めすぎると、別の問題が起きやすくなります。社員が使うことをためらって業務改善の機会を逃したり、部署ごとに判断がばらばらになって品質やセキュリティの水準がそろわなかったりします。会社が用意していない環境で使われるようになると、かえってリスクは大きくなります。

ルールブックは、AIを使ってよい範囲と、そのときに守る条件を定めるための文書です。

ルールブックを作る前に、対象とする範囲（スコープ）を決めます。

• 対象とすること：生成AIツール（テキスト・画像・コード補助・要約）、社内RAGシステム、AIが生成したコンテンツを含む社外向け成果物
• 対象外（一般例）：個人の学習目的での利用（業務情報を含まない場合）、研究開発部門での専用プロジェクト（別途ポリシーを制定する場合）

例外申請で承認した業務も対象外にはせず、承認した条件の範囲で、このルールブックに沿って扱います。

AI利用の方針には、大きく分けて2つの考え方があります。この記事では、使ってよい範囲を決め、その中での利用を認めるガードレール型を前提に説明します。

目指すのは、会社として責任を持ってAIを使える状態にすることです。ガードレール型では、決めた範囲の中は現場の判断に任せ、範囲の外は承認や相談の手続きで管理します。

次の10項目は、業種や規模にかかわらず検討しておきたい基本の項目です。

1. 情報区分と入力の可否：どの情報をAIに入力してよいかを、情報区分と、利用するツール・用途の組み合わせで決めます。ほかの項目の前提になるため、最初に決めます。
2. ツールの許可リスト・禁止リスト（シャドーAI対策）：情報システム部門または経営層が承認したツールに限って、業務での利用を認めます。
3. 出力物の扱い（社外公開・納品・引用・著作権）：AIが生成した文章・画像・コードを社外に公開・納品する前に、人が内容を確認することを定めます。著作権侵害の判断基準と公開前の確認手順は生成AIと著作権で詳しく扱っています。
4. 誤情報対策（検証責任・一次情報・出典）：AIの出力を最終的に確認し、使うかどうかを判断する責任は、利用した社員にあることを定めます。
5. 個人情報・機密情報の取扱い：社外秘・機密・個人情報は、許可されたツール・用途と、必要な条件（契約上の取扱い、学習利用の有無、保存・削除、アクセス権）を確認するまで入力しないことを定めます。社内に構築した、法人プランである、匿名化した、という理由だけでは許可しないことも明記します。
6. ログ・監査（誰が、いつ、何を利用したか）：業務用AIツールの利用ログを保存・管理し、ISMSやIPOの審査で示せる記録を残します。
7. 権限（管理者・一般利用者・外部委託）：AI管理者、一般利用者、外部委託先がそれぞれ使える機能・ツールの範囲を決めます。
8. インシデント時の対応（情報漏洩の疑いなど）：機密情報や個人情報をAIに誤って入力した可能性がある場合の報告先、連絡の手順、最初に行う対応を明記します。
9. 教育とFAQ：全社員向けの初回研修を行い、具体的な事例を含むFAQを用意します。
10. 例外申請（業務上の必要があるときの手続き）：許可リストにないツールや用途を業務上利用する必要が生じた場合に、情報区分・用途・利用環境・必要性・承認者・期限を定めて申請する手続きを設けます。契約や法令上の制約を外すための手続きではありません。

AIが外部サービスの操作まで行うエージェント機能を許可する場合は、権限と承認の項目で、送信などの操作をどこまで任せるかも決めます。決め方の例はAIエージェントの始め方と活用例で扱っています。

AIに入力してよいかは、情報区分と、使うツール・用途が承認されているかの組み合わせで決めます。次の条件は、この表、禁止事項、プロンプトのテンプレートで共通に使う判断の基準の例です。業種の規制、契約、扱う個人情報の内容によって必要な条件は変わるため、自社の担当部門と確認して決めます。

表の「承認済み」は、情報システム部門などが契約・設定（学習利用、保存・削除、アクセス権）と許可する用途を確認し、許可リストに載せた状態を指します。無料版か法人プランかではなく、この確認の結果で判断します。例えば、無料版を公開情報の文章作成に限って許可する、法人プランを社外秘の要約まで許可する、といった決め方があります。

• OK 許可した用途の範囲で入力できる。
• 条件付き 共通条件を確認し、許可された用途に限って入力できる。取引先の資料は、契約や取引先の指示でAIサービスへの入力が認められているかも確認する。
• 個別承認 共通条件を確認したうえで、情報の管理責任者（個人情報は担当部門）が用途と期限を決めて承認した場合だけ入力できる。承認がなければ入力しない。
• NG 入力しない。未承認のツールは、公開情報であっても業務に使わない。例外申請で期限付きで承認された場合は、承認済みの列の条件で扱う。

取引先と共有している資料にも、機密情報や個人情報が含まれることがあります。資料の出所だけで判定せず、含まれる情報を確認し、該当する区分の条件をすべて満たした場合に入力します（最も厳しい区分だけを見て、取引先との取り決めなど他の条件を省かない）。例えば、NDAに基づく資料に個人情報が含まれていれば、取引先がAIへの入力を認めているかと、個人情報の担当部門による個別承認の両方を確認し、判定できない場合は入力前に担当部門へ確認します。

判断に迷う場合は、入力する前に相談窓口（情報システム部門など）へ確認します。個人情報は個人情報保護の担当部門、取引先から受け取った資料は契約を管理する部門（法務・営業など）、機密情報はその情報の管理責任者が判断します。担当が決まっていなければ、ルールブックで先に決めておきます。

社内で共有する際は、自社の業務に合わせて書き換えてお使いください。各テンプレートの「入力可」は、許可リストにあるツールでそのテンプレートを使うときに許可する入力範囲の例です。「範囲外」の情報は、このテンプレートでは入力しません。業務上扱う必要がある場合は、上の表の条件確認と個別承認に従い、承認された用途・環境で扱います。

以下の条件でメールの下書きを作成してください。
【目的】：〇〇を依頼する
【相手】：取引先の担当者（目上の方。宛名は出力後に追記）
【伝えたい要点】：（箇条書きで記載）
【トーン】：丁寧・フォーマル・押しつけがましくない

【出力上の注意】
- 事実確認が必要な数値・日程は「（要確認）」と明示すること
- 相手の非公開情報は含めないこと

以下の文章を校正してください。
【校正の観点】
- 誤字・脱字・文法の修正、読みにくい文の改善
- 意味を変える書き換えは行わないこと
- 変更した箇所は変更前→変更後で明示すること

以下の会議メモを構造化して要約してください。
【会議名】：〇〇会議（〇〇年〇〇月〇〇日）
【会議メモ（テキスト）】：（ここに貼り付け）

【出力形式】
1. 決定事項（アクション不要）
2. 未決事項（次回持ち越し）
3. ToDo一覧（担当・期限を明記）
4. 次回会議の予定

以下のヒアリング内容をもとに、仕様を整理してください。
【ヒアリング内容】：（ここに内容を貼り付け）

【出力形式】
1. 機能要件（実現すべきこと）
2. 非機能要件（品質・性能・制約）
3. 対象外（今回のスコープ外）
4. 受け入れ条件（テスト観点・完了基準）
5. 不明点・確認が必要な点

以下のテーマについて調査・整理してください。
【調査テーマ】：〇〇

【出力上の注意（必ず守ること）】
- 事実と推測を明確に区別すること
- 情報の出典（URL・文書名・発行機関）を可能な限り明記すること
- 不明な点は「不明」または「要確認」と明示すること
- 推測や解釈を断言しないこと

社員が迷わず判断できるよう、禁止事項は具体的な例とあわせて示します。

ルールは、作って配るだけでは現場に定着しにくいものです。次の取り組みをあわせて進めます。

• 1. 3段階で導入する：試行 → 正式な展開 → 対象の拡大の順で進め、各段階で現場の意見をルールに反映します。
• 2. 禁止事項より先に、できることを伝える：禁止事項だけを並べると、社員は使うこと自体をためらいがちです。先にテンプレートと使ってよい場面を示し、実際に試して役に立つと感じてもらってから、禁止事項を説明します。
• 3. ヘルプデスク・相談窓口を設ける：「これはAIに入力してもよいですか？」という疑問にすぐ答えられる社内の窓口（SlackのチャンネルやFAQページ）を設けます。問い合わせの内容は記録し、FAQの更新に使います。
• 4. 例外申請の手順を分かりやすくする：申請の手間が大きすぎると、申請をせずに使う人が増えやすくなります。未承認のツールを業務で使う必要が出たときの申請の手順を、分かりやすくしておきます。申請では情報区分・用途・利用環境・必要性・承認者・期限を記録します。契約や法令上の制約に反する利用は、申請があっても許可しません。
• 5. 月次レビューでルールを見直す：月に一度、インシデント（実際の事故やヒヤリハット）の振り返り、うまくいった例（作業時間が減った、品質が上がったなど）の共有、ルールの追加・修正（ツールの更新や法令の動きへの対応）を行います。

ルールを運用し続けるには、誰が何を担うかを決めておく必要があります。次の表は役割分担の例です。

R = 実行責任者（Responsible）　A = 説明責任者（Accountable）　C = 協議対象者（Consulted）　I = 情報共有対象者（Informed）

この表は一例です。会社の規模や体制に応じて、一人が複数の役割を兼ねても構いません。ただし、A（説明責任者）は一人に絞っておくと、最終的に誰が決めるかがはっきりします。

例外申請や個別承認のうち、個人情報を含むものは個人情報保護の担当部門、取引先から受け取った資料を含むものは契約を管理する部門、機密情報を含むものはその情報の管理責任者の承認も必要です。

• フェーズ1（0〜30日）：土台づくりと試行
  ルールブックの草案を作り、試行する部門を選びます（DX推進・情シス・営業などから1部門）。FAQと相談窓口を用意し、試行する部門で使い始めて意見を集めます。
• フェーズ2（31〜60日）：整備と研修
  使ってよいツールの一覧を正式に決め、全社向けの研修を準備して実施します。社内で共有するプロンプトのテンプレートを配り、インシデントの報告手順を決めます。
• フェーズ3（61〜90日）：全社への展開と見直し
  ルールブックの正式版を発行して全社に周知し、監査ログの収集を始めます。月次レビューを始め、インシデントの振り返りとうまくいった例の共有を続ける流れを作ります。

AI利用ルールブックは、社員が安心してAIを使える範囲と、そのときの条件を決めるための文書です。最初に情報区分とツールの許可リストを決め、プロンプトのテンプレートと禁止事項を社内で共有します。RACIで役割を決めて責任者をはっきりさせ、月次レビューでルールを見直していくと、リスクを管理しながら業務での活用を広げられます。まずは90日の計画に沿って一つの部門で試し、全社へ広げていきます。